تأثیر استرس مشکلات کاری بر روی شما
ارسال شده: 11 سپتامبر 2010 13:33
[JUSTIFY][font=Arial] جلوگیری از تاثیر استرس مشکلات کاری بر روی شما
▪ تضادهای داخلی و درون سازمانی، ناشی از مشکلات ناخواسته، غیرمنتظره و حل نشده هستند.
▪ دستیابی به نتایج موفقیت آمیز و مطلوب و به کارگیری آنها در اقدامات بعدی برای از میان بردن تضادها و اختلافات.
● مقدمه
اگر شما یک مدیر یا کارمند متخصص هستید، باید به شکلی خلاقانه، بیاندیشید، تصمیم گیری کنید و عملکرد خود و دیگران را، مدیریت نمایید. هر دروندادی می تواند در راستای این رفتارها باشد، هر فرصتی شما را به سوی آنها کشانده و هر بحرانی شما را به آنها نیازمند می کند. وقتی شما تصمیمات و تفکرات مناسب و یا مدیریت درستی در قبال عملکرد خود نداشته باشید، باید هزینه آن را هم بپردازید یعنی مجبور می‌شوید برای رتق و فتق امور تا ۳ صبح بیدار بمانید.
میزان و حجم انتخاب های یک مدیر در یک روز می تواند خیلی زیاد باشد. مدیران ارشد و میانی مجبور هستند روزانه صدها تصمیم گوناگون بگیرند. برخی از آنها واقعاً مشکلات بزرگی هستند مانند کاهش ۲۰ درصدی تعداد کارکنان، مواجهه با یک مشتری که قرارداد بزرگی را فسخ کرده است و نیز مسئله ممیزی مالیاتی هفته آتی. واقعاً شما متعجب شده و می اندیشید که این افراد اصلاً چگونه می توانند بخوابند!
● چه چیزی ما را هوشیار می‌کند؟
شما نمی توانید شرایط چالش‌برانگیز در کار و زندگی را حذف کنید. بلکه تنها می توانید، نحوه پرداختن به آنها و نیز نحوه تحمل استرس ناشی از آنها را تدبیر کنید. میان استرس و فشار کاری تفاوت وجود دارد. فشار کار، میزان انرژی ای است که شما برای پرداختن به کاری صرف می کنید. لذا ممکن است شما تحت فشار کاری باشید اما درست پنج دقیقه پس از آن به خواب بروید. اما استرس (معمولاً آنچه که مردم در طول شب تجربه می کنند) تضادی درونی است که باعث می شود شما به تعهدتان حتی نسبت به خود عمل نکنید. این نوع استرس زمانی رخ می دهد که:
▪ شما موضوع مورد نظر خود را، به طور کامل در ذهن خود حفظ کرده اید بدون اینکه کار خاصی درباره آن صورت دهید؛
▪ تصمیمی نگرفته اید و بر آنچه که می خواهید در قبال جایگاهتان رخ دهد، تمرکز کرده اید؛
▪ اقدامات فیزیکی بعدی را در نظر نگرفته اید ؛
▪ نمی توانید اقدامات خود و نتایج احتمالی آن را، به یاد آورید.
● آن را از ذهن خود به بیرون برانید
اگر موضوعی را تنها در ذهن خود داشته باشید، در واقع آن را به حافظه موقت خود سپرده اید که دارای ظرفیت پایینی برای حفظ و بازیابی است و هیچ ارتباطی با فعالیت های گذشته یا آتی شما ندارد. (برای مثال شما از شش سال پیش به خود گفته اید که گاراژ منزلتان را تمیز کنید و از آن روز به بعد، بخشی از ذهنتان فکر می کند که شما هر روز این کار را می کنید!) وقتی حافظه موقت شما، مطالبی فراتر از ظرفیتش را در خود دارد، دچار استرس و نوعی احساس شکست درونی می شود زیرا در هر مرتبه تنها می تواند یک کار را انجام دهد. حافظه موقت، تنها به آن چیزی فکر می کند که قرار است اکنون انجام شود. اگر این تعداد به دو یا سه موضوع افزایش یابد، مشکل خیلی مهمی پیش نمی آید. اما اکثر افراد در آن واحد بخواهند به صدها و حتی هزاران موضوع بیاندیشند، این امر آنها را دچار تضادهای درونی می کند.
● بازی را تعریف کرده و درباره حرکت بعدی تصمیم بگیرید
حتی اگر موضوعی که شما را رنج می دهد، مکتوب کردید، هنوز هم آنچه را که حقیقتاً می خواهید درباره آن انجام دهید، شناسایی نکرده اید. شما عملاً هیچ راه حلی را مشخص نکرده اید. مثلاً، اگر دریافته اید که یک فرد کلیدی در سازمان شما در حال ترک آنجا است، احتمالاً فقط نوشتن جمله «یک نفر در حال ترک سازمان است» کمکی به آرامش شما نخواهد کرد. شما باید مشخص کنید که قصد چه کاری را دارید . مانند «بازگرداندن آن فرد» یا «یافتن جایگزینی برای او.» بدین ترتیب، شما شکافی را یافته اید که باید آن را پر کنید.
البته، این هم هنوز برای آرامش مغزتان کافی نیست. همچنان باید اقدام فیزیکی بعدی برای پایان دادن به یک مشکل را نیز مشخص کنید. اولین اتفاقی که ممکن است پس از یافتن جایگزین این فرد رخ دهد، چیست؟ آیا می‌خواهید یک ایمیل بفرستید؟ آیا می خواهید با شریک کاری خود صحبت کنید؟ آیا می خواهید با یک بنگاه کاریابی تماس بگیرید؟ و یا منتظرید که فرد دیگری این کار را برایتان انجام دهد؟
● نتایج را در بطن یک سیستم مطمئن بگنجانید
وقتی که مشخص شد در چه وضعیتی قرار دارید و چگونه می خواهید برای بهبود آن حرکت کنید، احساس بهتری خواهید داشت. اما یک عنصر مهم و حیاتی را باید همواره در ذهن خود داشته باشید: باید مدیریت نتایج کار خود و اقدامات مورد نظر و خارج از ذهن خود را، تضمین کنید. همچنین باید بدانید که شما مجبور هستید بر اساس طرح بازاریابی ای عمل کنید که در جای دیگری نوشته شده است و سپس باید فکر کنید که درباره آن چه می خواهید بکنید. اگر اقدام بعدی شما تماس با یک بنگاه کاریابی است، باید بدانید که چگونه با آنها تماس بگیرید تا کارتان به درستی انجام شود.
اگر نمی توانید تصمیم بگیرید که چگونه عمل کنید، باید در وهله اول درست تصمیم گرفتن در این زمینه را بیاموزید. همچنین ممکن است برای برخی امور مجبور به تأمل باشید. مثلاً «آیا اکنون آمادگی تصمیم گیری برای فروش شرکت خود را دارید؟»
اگر به دقت بر همه این مراحل تمرکز نکنید، ذهن شما نمی تواند به خوبی پیش برود. لذا یا دچار اختلال می شوید یا موضوعات مهمی را نادیده می‌گیرید. ذهن شما می داند که تصمیم خوبی را در قبال یک مشکل یا وضعیت اتخاذ کرده اید یا خیر و آیا دارای سیستمی برای مدیریت نتایج خود هستید یا خیر.
با این وجود ذهن شما نمی تواند همه این روندها را اداره کند. به نظر می رسد بخشی از ذهن شما که به این موضوع می پردازد، فاقد هوشمندی کافی برای پردازش این امور است. اگر چنین بود، مطمئناً ذهنتان در حالی که شما در حال فکر کردن به موضوعی دیگر بودید، موضوعی که اکنون برایتان اولویت داشت را به شما یادآوری می کرد. (مثلاً شما وقتی می خواهید با دوربینی کار کنید که باطری آن تمام شده، تازه آن زمان به یاد این می افتید که باید باطری بخرید ،نه زمانی که در فروشگاه حتی از جلوی قفسه باطری ها رد می شوید).
بنابراین وقتی درباره موضوعی متفاوت فکر می کنید، در واقع به نوعی توافق با خود دست یافته‌اید. اگر این موضوع ثبت و درباره آن تصمیمی گرفته نشود یا مدیریتی هدفمند در قبال آن صورت نگیرد، ذهن شما تا زمانی که برای این مسایل راه حلی بیابد متوقف نمی شود ولی فقط به شکلی ناکارآمد درباره آنها عمل می کند. این امر افکار شما را به خود مشغول می کند ولی هیچ پیشرفتی را موجب نمی شود. تنها نتیجه آن این است که شما ساعت ۳ صبح از خواب بیدار شوید.
● برخی نمونه‌ها
کارولا اندیکوت نایب رییس فعالیت های کلینیکی در مرکز پزشکی ۴۰۰ تختخوابی نیو انگلند در بوستون ، می گوید: « ابزار ویژه ای که به روشی در زندگی من تبدیل شده، یک پرسش بسیار ساده است: گام بعدی چیست؟ در صدها جلسه ای که در طول سال شرکت می کنم، قدرت این سؤال ساده را به خوبی دریافته ام. بدون آن، این سوال خطرناک به ذهن خطور می کند که آیا اصلاً باید کاری انجام دهم؟ اجرا و سازماندهی اقدامات بعدی بسیار مهم است. با دانستن پاسخ این پرسش، می توان بسیاری از مشکلات را به سادگی اداره کرد. بدین ترتیب می توانم ذهنم را برای ایده های جدید آزاد کنم و شب نیز راحت استراحت کنم؟»
مایک وروایل مدیر خرده فروشی در ال. ال. بین نتایج فوق العاده یادگیری و اجرای این اصول را چنین بیان می کند: «وقتی من از این اصول استفاده کردم [روشن کردن نتایج و اقدامات آتی و پرداختن مناسب به آنها]، زندگیم نجات یافت . همچنین وقتی به شکلی مناسب از آنها بهره گرفتم، زندگیم عوض شد. لذا می توانم آن را واکسن مشکلات روزمره ام معرفی کنم. این اصول می توانند بی نظمی و عدم تعادلی را که بسیاری از افراد در زندگی شما ایجاد می کنند، خنثی کنند.»
رابرت استلیر کارآفرین و مدیر عامل شرکت گرین مانتین کافی روسترز در ورمونت که کسب و کاری به سرعت در حال رشد است، یک برنامه آموزشی را در سطح شرکت خود به اجرا درآورده است تا این اصول را اشاعه دهد. او می گوید: «موفقیت و هیجان ویژه برای من، آموزش کارکنانم برای تصمیم گیری در خصوص گام های بعدی در پروژه های پیش رو است . در گذشته باید فهرستی از همه کارها را آماده می کردم. که در این میان یا نکاتی از قلم می افتاد یا من واقعاً زمان و انرژی زیادی را از دست می دادم. تغییر فرآیند فکری و طبقه بندی مناسب اقدامات، به من کمک کرد تا فقط بر روی کارم تمرکز کنم. با گردآوری فرآیندها و سازماندهی آنچه که می خواهم انجام دهم، قادر هستم تا هم کارهای روزانه ام را انجام دهم و هم به فعالیت های بیشتری در روزهای آینده بیاندیشم. با این سیستم کاری و حفظ همه موضوعات، پروژه ها و اقدامات بعدی در ذهنم، به راحتی می توانم بخوابم و خواب خوب هم می تواند در حل مسایلم به من کمک کند.»
● عملی ساختن آن
▪ همه چیز را از ذهن خود بیرون بریزید و هر آنچه را که مد نظر دارید، بنویسید. حتی موضوعات کوچک را یادداشت کنید.
▪ تمام اطلاعاتی را که گردآوری کرده اید، تجزیه و تحلیل کنید: آیا اقدامی مورد نیاز است؟ اگر نه آن را به آرشیو خود بسپارید تا بعداً بتوانید به آن مراجعه کنید. اگر اقدامی مورد نیاز است، تصمیم بگیرید که اقدام بعدی چیست و قصد دارید به چه نتیجه موفقیت آمیزی دست یابید. اگر بتوان اقدامی را در عرض کمتر از دو سال انجام داد، آن را، هم اینک انجام دهید. اگر نه، در صورت امکان، انجام آن را به کس دیگری بسپارید.
▪ نتایج پروژه های خود را برای یادآوری یادداشت کنید. آنچه را که نمی توان به دیگران سپرد، مشخص کنید. ببینید چه کارهایی به مدت زمانی بیش از دو دقیقه نیاز دارند (مثلاً تلفن هایی که باید بزنید).
▪ همه نکات سیستم خود را ارزیابی کنید تا ببینید حداقل در یک هفته آینده، انتظار چه اقدامات و موفقیت هایی را دارید.
● نتیجه گیری
نیازی نیست هر آنچه در ذهن دارید، انجام دهید و بعد بخوابید. بدون استرس بودن به معنای آزاد بودن ذهن نیست. شما نباید افکار مخرب را به ذهن خود راه دهید. هر آنچه باید انجام دهید، مشخص سازید و درباره اقدام بعدی خود تصمیم‌گیری کنید.
موضوعاتی را که نیازمند اطلاعات و دانش شما هستند مشخص کنید. باید به اندازه یک دقیقه تمرکز کنید و به پرسش های کلیدی پاسخ دهید . از جمله اینکه در اینجا دنبال چه نتیجه ای هستم؟ اقدام بعدی چیست؟ سپس این مغز شما است که می گوید چه کاری بکنید. معمولاً میان آنچه به ذهن شما می آید و کاری که می کنید، مدت زمانی صرف می شود. هر چه آرامش بیشتری داشته باشید، بهره وری شما بالاتر خواهد بود.
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران برای اطلاعات بیشتر کتب: «جامعه پست کاپیتالیستی»، پیتر دراکر ، ۱۹۹۴ «هدایت برای رهبری: چگونه بزرگ ترین مربیان جهان به یادگیری رهبران کمک می کنند»، مارشال گولداسمیت ، ۲۰۰۴
[/font][/JUSTIFY]
▪ تضادهای داخلی و درون سازمانی، ناشی از مشکلات ناخواسته، غیرمنتظره و حل نشده هستند.
▪ دستیابی به نتایج موفقیت آمیز و مطلوب و به کارگیری آنها در اقدامات بعدی برای از میان بردن تضادها و اختلافات.
● مقدمه
اگر شما یک مدیر یا کارمند متخصص هستید، باید به شکلی خلاقانه، بیاندیشید، تصمیم گیری کنید و عملکرد خود و دیگران را، مدیریت نمایید. هر دروندادی می تواند در راستای این رفتارها باشد، هر فرصتی شما را به سوی آنها کشانده و هر بحرانی شما را به آنها نیازمند می کند. وقتی شما تصمیمات و تفکرات مناسب و یا مدیریت درستی در قبال عملکرد خود نداشته باشید، باید هزینه آن را هم بپردازید یعنی مجبور می‌شوید برای رتق و فتق امور تا ۳ صبح بیدار بمانید.
میزان و حجم انتخاب های یک مدیر در یک روز می تواند خیلی زیاد باشد. مدیران ارشد و میانی مجبور هستند روزانه صدها تصمیم گوناگون بگیرند. برخی از آنها واقعاً مشکلات بزرگی هستند مانند کاهش ۲۰ درصدی تعداد کارکنان، مواجهه با یک مشتری که قرارداد بزرگی را فسخ کرده است و نیز مسئله ممیزی مالیاتی هفته آتی. واقعاً شما متعجب شده و می اندیشید که این افراد اصلاً چگونه می توانند بخوابند!
● چه چیزی ما را هوشیار می‌کند؟
شما نمی توانید شرایط چالش‌برانگیز در کار و زندگی را حذف کنید. بلکه تنها می توانید، نحوه پرداختن به آنها و نیز نحوه تحمل استرس ناشی از آنها را تدبیر کنید. میان استرس و فشار کاری تفاوت وجود دارد. فشار کار، میزان انرژی ای است که شما برای پرداختن به کاری صرف می کنید. لذا ممکن است شما تحت فشار کاری باشید اما درست پنج دقیقه پس از آن به خواب بروید. اما استرس (معمولاً آنچه که مردم در طول شب تجربه می کنند) تضادی درونی است که باعث می شود شما به تعهدتان حتی نسبت به خود عمل نکنید. این نوع استرس زمانی رخ می دهد که:
▪ شما موضوع مورد نظر خود را، به طور کامل در ذهن خود حفظ کرده اید بدون اینکه کار خاصی درباره آن صورت دهید؛
▪ تصمیمی نگرفته اید و بر آنچه که می خواهید در قبال جایگاهتان رخ دهد، تمرکز کرده اید؛
▪ اقدامات فیزیکی بعدی را در نظر نگرفته اید ؛
▪ نمی توانید اقدامات خود و نتایج احتمالی آن را، به یاد آورید.
● آن را از ذهن خود به بیرون برانید
اگر موضوعی را تنها در ذهن خود داشته باشید، در واقع آن را به حافظه موقت خود سپرده اید که دارای ظرفیت پایینی برای حفظ و بازیابی است و هیچ ارتباطی با فعالیت های گذشته یا آتی شما ندارد. (برای مثال شما از شش سال پیش به خود گفته اید که گاراژ منزلتان را تمیز کنید و از آن روز به بعد، بخشی از ذهنتان فکر می کند که شما هر روز این کار را می کنید!) وقتی حافظه موقت شما، مطالبی فراتر از ظرفیتش را در خود دارد، دچار استرس و نوعی احساس شکست درونی می شود زیرا در هر مرتبه تنها می تواند یک کار را انجام دهد. حافظه موقت، تنها به آن چیزی فکر می کند که قرار است اکنون انجام شود. اگر این تعداد به دو یا سه موضوع افزایش یابد، مشکل خیلی مهمی پیش نمی آید. اما اکثر افراد در آن واحد بخواهند به صدها و حتی هزاران موضوع بیاندیشند، این امر آنها را دچار تضادهای درونی می کند.
● بازی را تعریف کرده و درباره حرکت بعدی تصمیم بگیرید
حتی اگر موضوعی که شما را رنج می دهد، مکتوب کردید، هنوز هم آنچه را که حقیقتاً می خواهید درباره آن انجام دهید، شناسایی نکرده اید. شما عملاً هیچ راه حلی را مشخص نکرده اید. مثلاً، اگر دریافته اید که یک فرد کلیدی در سازمان شما در حال ترک آنجا است، احتمالاً فقط نوشتن جمله «یک نفر در حال ترک سازمان است» کمکی به آرامش شما نخواهد کرد. شما باید مشخص کنید که قصد چه کاری را دارید . مانند «بازگرداندن آن فرد» یا «یافتن جایگزینی برای او.» بدین ترتیب، شما شکافی را یافته اید که باید آن را پر کنید.
البته، این هم هنوز برای آرامش مغزتان کافی نیست. همچنان باید اقدام فیزیکی بعدی برای پایان دادن به یک مشکل را نیز مشخص کنید. اولین اتفاقی که ممکن است پس از یافتن جایگزین این فرد رخ دهد، چیست؟ آیا می‌خواهید یک ایمیل بفرستید؟ آیا می خواهید با شریک کاری خود صحبت کنید؟ آیا می خواهید با یک بنگاه کاریابی تماس بگیرید؟ و یا منتظرید که فرد دیگری این کار را برایتان انجام دهد؟
● نتایج را در بطن یک سیستم مطمئن بگنجانید
وقتی که مشخص شد در چه وضعیتی قرار دارید و چگونه می خواهید برای بهبود آن حرکت کنید، احساس بهتری خواهید داشت. اما یک عنصر مهم و حیاتی را باید همواره در ذهن خود داشته باشید: باید مدیریت نتایج کار خود و اقدامات مورد نظر و خارج از ذهن خود را، تضمین کنید. همچنین باید بدانید که شما مجبور هستید بر اساس طرح بازاریابی ای عمل کنید که در جای دیگری نوشته شده است و سپس باید فکر کنید که درباره آن چه می خواهید بکنید. اگر اقدام بعدی شما تماس با یک بنگاه کاریابی است، باید بدانید که چگونه با آنها تماس بگیرید تا کارتان به درستی انجام شود.
اگر نمی توانید تصمیم بگیرید که چگونه عمل کنید، باید در وهله اول درست تصمیم گرفتن در این زمینه را بیاموزید. همچنین ممکن است برای برخی امور مجبور به تأمل باشید. مثلاً «آیا اکنون آمادگی تصمیم گیری برای فروش شرکت خود را دارید؟»
اگر به دقت بر همه این مراحل تمرکز نکنید، ذهن شما نمی تواند به خوبی پیش برود. لذا یا دچار اختلال می شوید یا موضوعات مهمی را نادیده می‌گیرید. ذهن شما می داند که تصمیم خوبی را در قبال یک مشکل یا وضعیت اتخاذ کرده اید یا خیر و آیا دارای سیستمی برای مدیریت نتایج خود هستید یا خیر.
با این وجود ذهن شما نمی تواند همه این روندها را اداره کند. به نظر می رسد بخشی از ذهن شما که به این موضوع می پردازد، فاقد هوشمندی کافی برای پردازش این امور است. اگر چنین بود، مطمئناً ذهنتان در حالی که شما در حال فکر کردن به موضوعی دیگر بودید، موضوعی که اکنون برایتان اولویت داشت را به شما یادآوری می کرد. (مثلاً شما وقتی می خواهید با دوربینی کار کنید که باطری آن تمام شده، تازه آن زمان به یاد این می افتید که باید باطری بخرید ،نه زمانی که در فروشگاه حتی از جلوی قفسه باطری ها رد می شوید).
بنابراین وقتی درباره موضوعی متفاوت فکر می کنید، در واقع به نوعی توافق با خود دست یافته‌اید. اگر این موضوع ثبت و درباره آن تصمیمی گرفته نشود یا مدیریتی هدفمند در قبال آن صورت نگیرد، ذهن شما تا زمانی که برای این مسایل راه حلی بیابد متوقف نمی شود ولی فقط به شکلی ناکارآمد درباره آنها عمل می کند. این امر افکار شما را به خود مشغول می کند ولی هیچ پیشرفتی را موجب نمی شود. تنها نتیجه آن این است که شما ساعت ۳ صبح از خواب بیدار شوید.
● برخی نمونه‌ها
کارولا اندیکوت نایب رییس فعالیت های کلینیکی در مرکز پزشکی ۴۰۰ تختخوابی نیو انگلند در بوستون ، می گوید: « ابزار ویژه ای که به روشی در زندگی من تبدیل شده، یک پرسش بسیار ساده است: گام بعدی چیست؟ در صدها جلسه ای که در طول سال شرکت می کنم، قدرت این سؤال ساده را به خوبی دریافته ام. بدون آن، این سوال خطرناک به ذهن خطور می کند که آیا اصلاً باید کاری انجام دهم؟ اجرا و سازماندهی اقدامات بعدی بسیار مهم است. با دانستن پاسخ این پرسش، می توان بسیاری از مشکلات را به سادگی اداره کرد. بدین ترتیب می توانم ذهنم را برای ایده های جدید آزاد کنم و شب نیز راحت استراحت کنم؟»
مایک وروایل مدیر خرده فروشی در ال. ال. بین نتایج فوق العاده یادگیری و اجرای این اصول را چنین بیان می کند: «وقتی من از این اصول استفاده کردم [روشن کردن نتایج و اقدامات آتی و پرداختن مناسب به آنها]، زندگیم نجات یافت . همچنین وقتی به شکلی مناسب از آنها بهره گرفتم، زندگیم عوض شد. لذا می توانم آن را واکسن مشکلات روزمره ام معرفی کنم. این اصول می توانند بی نظمی و عدم تعادلی را که بسیاری از افراد در زندگی شما ایجاد می کنند، خنثی کنند.»
رابرت استلیر کارآفرین و مدیر عامل شرکت گرین مانتین کافی روسترز در ورمونت که کسب و کاری به سرعت در حال رشد است، یک برنامه آموزشی را در سطح شرکت خود به اجرا درآورده است تا این اصول را اشاعه دهد. او می گوید: «موفقیت و هیجان ویژه برای من، آموزش کارکنانم برای تصمیم گیری در خصوص گام های بعدی در پروژه های پیش رو است . در گذشته باید فهرستی از همه کارها را آماده می کردم. که در این میان یا نکاتی از قلم می افتاد یا من واقعاً زمان و انرژی زیادی را از دست می دادم. تغییر فرآیند فکری و طبقه بندی مناسب اقدامات، به من کمک کرد تا فقط بر روی کارم تمرکز کنم. با گردآوری فرآیندها و سازماندهی آنچه که می خواهم انجام دهم، قادر هستم تا هم کارهای روزانه ام را انجام دهم و هم به فعالیت های بیشتری در روزهای آینده بیاندیشم. با این سیستم کاری و حفظ همه موضوعات، پروژه ها و اقدامات بعدی در ذهنم، به راحتی می توانم بخوابم و خواب خوب هم می تواند در حل مسایلم به من کمک کند.»
● عملی ساختن آن
▪ همه چیز را از ذهن خود بیرون بریزید و هر آنچه را که مد نظر دارید، بنویسید. حتی موضوعات کوچک را یادداشت کنید.
▪ تمام اطلاعاتی را که گردآوری کرده اید، تجزیه و تحلیل کنید: آیا اقدامی مورد نیاز است؟ اگر نه آن را به آرشیو خود بسپارید تا بعداً بتوانید به آن مراجعه کنید. اگر اقدامی مورد نیاز است، تصمیم بگیرید که اقدام بعدی چیست و قصد دارید به چه نتیجه موفقیت آمیزی دست یابید. اگر بتوان اقدامی را در عرض کمتر از دو سال انجام داد، آن را، هم اینک انجام دهید. اگر نه، در صورت امکان، انجام آن را به کس دیگری بسپارید.
▪ نتایج پروژه های خود را برای یادآوری یادداشت کنید. آنچه را که نمی توان به دیگران سپرد، مشخص کنید. ببینید چه کارهایی به مدت زمانی بیش از دو دقیقه نیاز دارند (مثلاً تلفن هایی که باید بزنید).
▪ همه نکات سیستم خود را ارزیابی کنید تا ببینید حداقل در یک هفته آینده، انتظار چه اقدامات و موفقیت هایی را دارید.
● نتیجه گیری
نیازی نیست هر آنچه در ذهن دارید، انجام دهید و بعد بخوابید. بدون استرس بودن به معنای آزاد بودن ذهن نیست. شما نباید افکار مخرب را به ذهن خود راه دهید. هر آنچه باید انجام دهید، مشخص سازید و درباره اقدام بعدی خود تصمیم‌گیری کنید.
موضوعاتی را که نیازمند اطلاعات و دانش شما هستند مشخص کنید. باید به اندازه یک دقیقه تمرکز کنید و به پرسش های کلیدی پاسخ دهید . از جمله اینکه در اینجا دنبال چه نتیجه ای هستم؟ اقدام بعدی چیست؟ سپس این مغز شما است که می گوید چه کاری بکنید. معمولاً میان آنچه به ذهن شما می آید و کاری که می کنید، مدت زمانی صرف می شود. هر چه آرامش بیشتری داشته باشید، بهره وری شما بالاتر خواهد بود.
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران برای اطلاعات بیشتر کتب: «جامعه پست کاپیتالیستی»، پیتر دراکر ، ۱۹۹۴ «هدایت برای رهبری: چگونه بزرگ ترین مربیان جهان به یادگیری رهبران کمک می کنند»، مارشال گولداسمیت ، ۲۰۰۴
[/font][/JUSTIFY]